گروه آموزشی رشد فردی

۲۰ نکته کوتاه برای مدیریت بهتر زمان

وقت شناس باشید، سر موقع به قرارتان برسید، پروژه تان را به موقع تحویل دهید، به کارهای مهمتان برسید.

276

معمولا وقت شناس هستید یا دیر به قرارتان می رسید؟ آیا کارهایتان را در زمانی که مشخص می کنید به انجام می رسانید؟ آیا پروژه ای که در دست دارید را به موقع تحویل می دهید؟ آیا می توانید قبل از اتمام زمان مشخص شده کارتان را به انجام برسانید؟ آیا مدیر زمان خوبی هستید؟

اگر جوابتان به هر کدام از سوال های بالا نه باشد، یعنی زمانتان را به آن خوبی که می خواهید مدیریت نمی کنید. در این نوشته ۲۰ نکته را مطرح می کنیم.  این نکته های کوتاه مدیریت زمان باعث می شود مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

  1. برای خودتان برنامه روزانه داشته باشید. قبل از شروع روز آن را برنامه ریزی کنید. این کار را اول صبح و یا بهتر شب قبل انجام دهید. این برنامه ریزی طرحی کلی از روزی که پیش رو خواهید داشت به شما می دهد. بدین صورت، غافلگیر نمی شوید. باید تا می توانید به برنامه خود پایبند باشید.
  2. برای هر کاری محدودیت زمانی تعریف کنید. برای خود به وضوح مشخص کنید که باید فلان تعداد کار را تا ساعت ۱۰ صبح، فلان میزان کار را تا ساعت ۳ بعد از ظهر و فلان کارها را تا ۵:۳۰ بعد از ظهر انجام دهید. این کار باعث می شود که کارهایتان زیاد از حد طول بکشد و زمان کارهای دیگر را بگیرد.
  3. از یک تقویم یا سررسید استفاده کنید. داشتن یک سررسید یکی از پایه ای ترین اقدامات برای مدیریت کارهای روزانه است. اگر از outlook استفاده می کنید، تقویم از قبل در نرم افزار قرارداده شده است. تقویم گوگل (Google Calendar) برای برنامه ریزی عالی است. خودم از آن استفاده می کنم. اگر بتوانید آن را با گوشی تان و دیگر دستگاه هایی که استفاده می کنید هماهنگ کنید که بهتر نیز هست. بدین صورت می توانید برنامه تان را همه جا همراه خود داشته باشید.
  4. از یک ابزار سامان دهنده (organizer) استفاده کنید. سامان دهنده باعث می شود که در زندگی تان بر همه چیز تسلط داشته باشید. سامان دهنده ابزار کلیدی شما برای سازمان بخشی به اطلاعات، لیست کارهایی که باید انجام شوند، پروژه ها و دیگر موارد متفرقه است.
  5. زمان سررسید ها را بدانید. چه زمانی باید کارتان را به انجام رسانید؟ سررسیدها را به وضوح در تقویم و ابزار سامان دهنده تان مشخص کنید تا بدانید که جه موقع باید آن ها را به پایان برسانید.
  6. ۶– یاد بگیرید «نه» بگویید. بیش از آنچه توان دارید قبول نکنید. اگر هنگام انجام کاری موردی پیش آمد محکم به آن نه بگویید یا به بعدا منتقل کنید.
  7. سعی کنید زود از موعد سر قرار باشد. زمانی که سعی کنید سر موعد برسید، یا سر وقت می رسید یا دیر خواهید رسید. بیشتر اوقات دیر می رسید. اما اگر سعد کنید زودتر به زمان تعیین شده برسید، احتمال این که سر موقع برسید زیاد است. برای قرار ملاقات ها، سعی کنید زودتر از موعد آن جا باشید. برای سررسید ها، پروژه را قبل از اتمام مهلت تحویل دهید.
  8. فعالیت هایتان را در یک چارچوب زمانی قرار دهید. این مورد یعنی کارتان را به مدت زمانی محدود کنید. مثلا اگر قرار است کاری ۲ ساعته انجام شود و توانایی انجام آن را در ۲ ساعت دارید، برای آن کار ۳ ساعت زمان تعیین نکنید.
  9. جلوی چشمتان یک ساعت بگذارید. گاهی آنقدر در کارمان غرق می شویم که زمان از دستمان خارج می شود. اگر یک ساعت بزرگ جلویمان داشته باشیم، هر لحظه از زمان آگاه خواهیم بود.
  10. ۱۵ دقیقه قبل از کارها برای خود یادآور تنظیم کنید. بیشتر تقویم ها قابلیت تنظیم یادآور دارند. اگر باید در جلسه مهمی شرکت کنید برای ۱۵ دقیقه قبل از آن یادآور تنظیم کنید.
  11. تمرکز کنید. آیا چند کار را با هم انجام می دهید و آنقدر آن را تکرار می کنید که در واقع هیچ کاری را به انجام نمی رسانید؟ اگر این طور است، هر دفعه فقط روی یک کار تمرکز کنید. همه برنامه های دیگری که استفاده نمی کنید را ببندید و کنار بگذارید. در مرورگر خود همه زبانه هایی که توجه شما را به خود جلب می کنند اما مهم نیستند و استفاده ندارند را ببندید. تنها روی کاری که انجام می دهید تمرکز کنید. این گونه بسیار موثرتر عمل خواهید کرد.
  12. جلوی همه کارهایی که حواستان را پرت می کنند بگیرید. سر کار چه چیزی حواستان را پرت می کند؟ پیام رسان ها؟ زنگ تلفن؟ پیام های کوتاه پشت سر هم؟ I hardly ever use chat nowadays. تنها زمانی باید از پیام رسان ها استفاده کنیم که قصد انجام کاری مهم نداریم. در غیر این صورت باعث حواس پرتی مان می شوند. زمانی که در حال انجام کاری مهم هستم گوشی ام را کلا خاموش می کنم. تماس هایی که در این زمان گرفته می شوند ضبط می گردنده و من بعدا بر اساس میزان اهمیت به آن ها پاسخ می دهد. این کار باعث می شود بهتر تمرکز کنم.
  13. متوجه باشید که زمانتان را چگونه می گذرانید. Egg Timer یک ابزار ساده شمارش معکوس آنلاین است. مقدار زمانی که می خواهید برایتان معکوس بشمرد وارد می کنید (مثلا: ۳۰ دقیقه به صورت “۳۰ minutes”) و این ابزار در پس زمینه آن را معکوس می شمارد. زمانی که زمان تمام شود، یک صدای بیپ می زند. با این ابزار به راحتی می توانید از زمان سپری شده تان آگاه شوید.
  14. نگران جزئیات بی اهمیت نباشید. احتمالا هیچ وقت کارها را دقیقا آن طور که می خواهید انجام نمی دهید. اگر سعی کنید این کار را بکنید از موثر بودن خود می کاهید.
  15. اولویت بندی کنید. از آن جایی که نمی توانید همه کار بکنید، یاد بگیرید که کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بقیه موارد را فراموش نمایید. از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید که قانونی کلیدی و مهم در اولویت بندی است. این قانون می گوید که ۲۰ درصد کارهایی که انجام می دهیم ۸۰ درصد نتیجه را به ما می دهند. بنابراین باید به دنبال آن ۲۰ درصد کارها باشیم و به آن ها اولویت بدهیم.
  16. کارهایتان را به دیگران بسپارید. اگر کارهایی دارید که دیگران بهتر می توانند انجام دهند، یا کارهایی دارید که زیاد مهم نیستند، آن ها را به دیگران بسپارید. این کار باری از دوشتان بر می دارد و به شما اجازه می دهد روی کارهای مهم تمرکز کنید.
  17. کارهای مشابه را با هم انجام دهید. کارهایی که به هم مربوط اند را با هم انجام دهید. به عنوان مثال، کار من می تواند به این گروه های اصلی طبقه بندی شود: (۱) نوشتن (مقاله ها، کتاب جدیدم) (۲) تدریس (۳) ایجاد کارگاه (۴) توسعه کسب و کار (۵) کارهای اجرایی. من همه کارهای مرتبط را در کنار هم انجام می دهم و در نتیجه هماهنگی به وجود می آید. اگر باید تماسی بگیرم، زمان مشخص می کنم که همه تماس هایم را در آن زمان انجام دهم. این کار واقعا فرایند انجام موارد مختلف را ساده می کند.
  18. چیزهایی که زمانتان را می گیرند کم کنید. چه چیزی هنگام کار زمان شما را می گیرد و از کار دورتان می کند؟ فیس بوک؟ اینستاگرام؟ تلگرام؟ چک کردن ایمیل؟ اینقدر پشت سر هم آن ها را چک نکنید. می توانید آیکن آن ها را از روی صفحه گوشی یا رایانه تان حذف کنید تا وقتی بخواهید به سراغشان بروید مجبور باشید به دنبالشان بگردید. این کار باعث می شود چک کردنشان سخت تر شود. قسمت وبسایت های ذخیره شده مرورگرتان را با وبسایت های مربوط به کارتان پر کنید. با این کار دیگر مکانی برای وبسایت هایی که زمانتان را بیهوده می گیرند وجود نخواهد داشت.
  19. هر وقت نیاز داشتید کار را متوقف کنید. دلیل اصلی که کارها روی هم می شوند این است که زمانی که نیاز است آن ها را متوقف نمی کنید. نترسید که وسط جلسه آن را قطع کنید. در غیر این صورت، هیچ گاه پایانی وجود نخواهد داشت و تنها زمان بعدتان را هدر خواهید داد.
  20. بین کارها فاصله بیندازید. همه کارها را فشرده و پشت سر هم قرار ندهید. بین هر کار تا کار بعدی زمانی ۵ تا ۱۰ دقیقه ای بگذارید. این کار باعث می شود تا کار قبلی را جمع کنید و به کار جدید مشغول شوید.
ممکن است به این نوشته ها نیز علاقه داشته باشید:

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.